Ab 1. Januar 2017 gelten die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD)
In diesem Zusammenhang gilt es auch bei der Nutzung von elektronischen Rechnungen einiges zu beachten. Der Branchenverband Bitkom hat die wichtigsten Regelungen sowie Fragestellungen zur elektronischen Rechnung in zehn Merksätzen zusammengestellt.
Die Punkte in Kurzform:
- Alle Rechnungen sind gleich zu behandeln.
- Elektronische Rechnungen sind technologieneutral.
- Authentizität und Integrität sind zu gewährleisten.
- Signatur und EDI sind weiterhin möglich.
- Jede Rechnung muss lesbar sein.
- Jede Rechnung muss die Pflichtangaben enthalten.
- Jede Rechnung muss aufbewahrt werden.
- Papierrechnungen dürfen digitalisiert werden.
- Die Vorgänge müssen nachvollziehbar sein (Dokumentation).
- Elektronische Rechnungen unterliegen dem Recht auf Datenzugriff.
Die Details zu den einzelnen Punkten können Sie dem Leitfaden von BITKOM entnehmen.